1. Pendahuluan
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana aplikasi KLiK Dukcapil mengakses, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan mengelola data pengguna dalam penyelenggaraan layanan administrasi kependudukan. KLiK Dukcapil dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan.
Dengan menggunakan aplikasi, pengguna memahami bahwa pemrosesan data dilakukan sebatas yang diperlukan untuk penyediaan layanan, pemenuhan kewajiban pelayanan publik, keamanan sistem, dan kepatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk prinsip Pelindungan Data Pribadi.
2. Pengelola dan Ruang Lingkup
Pengelola aplikasi adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan. Kebijakan ini berlaku terhadap data yang diproses melalui aplikasi KLiK Dukcapil, termasuk data yang diisikan pengguna, dokumen yang dipilih atau diunggah, serta data yang diakses melalui izin perangkat ketika pengguna menjalankan fitur tertentu.
3. Data dan Izin Perangkat yang Digunakan
KLiK Dukcapil dapat memproses informasi yang diperlukan dalam pelayanan, seperti informasi akun, alamat email, nomor WhatsApp, data yang diisikan pada formulir pelayanan, dan dokumen persyaratan sesuai jenis layanan yang dipilih. Aplikasi juga dapat meminta izin perangkat berikut:
| Izin/Akses | Tujuan Penggunaan | Cara Penggunaan |
|---|---|---|
| Mengambil foto/scan dokumen persyaratan atau foto lain yang diperlukan oleh fitur layanan. | Diakses ketika pengguna memilih fitur yang membutuhkan kamera dan setelah izin diberikan. | |
| Mendukung perekaman suara pada fitur audio/video, verifikasi, atau komunikasi yang memang memerlukan suara. | Diakses hanya ketika pengguna menjalankan fitur terkait dan setelah izin diberikan. | |
| Memilih dan mengunggah dokumen dari perangkat atau penyedia file, serta menyimpan/mengunduh dokumen hasil layanan bila fitur tersebut tersedia. | Akses dilakukan terhadap file yang dipilih pengguna atau lokasi penyimpanan yang diizinkan oleh sistem operasi. |
4. Dasar dan Tujuan Pemrosesan Data
Data diproses untuk tujuan yang relevan dengan layanan publik administrasi kependudukan, antara lain:
- mendaftarkan, memverifikasi, dan memproses permohonan layanan;
- mengunggah atau menerima dokumen persyaratan yang dipilih pengguna;
- mengirim informasi status, pemberitahuan, atau hasil layanan melalui kanal yang tersedia;
- menjaga keamanan akun, sistem, dan mencegah penyalahgunaan layanan;
- memenuhi kewajiban hukum, administrasi pemerintahan, audit, pengawasan, dan kearsipan yang berlaku.
Pemrosesan dilakukan sesuai kewenangan pelayanan publik dan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta dengan memperhatikan prinsip tujuan yang jelas, pembatasan penggunaan, akurasi, keamanan, dan akuntabilitas.
5. Persetujuan dan Kontrol Izin
Sebelum mengakses kamera, mikrofon, atau file yang dilindungi oleh izin sistem, aplikasi akan mengikuti mekanisme izin yang tersedia pada perangkat. Pengguna dapat memilih untuk memberikan atau menolak izin. Pengguna juga dapat mencabut izin kapan saja melalui pengaturan privasi/perizinan perangkat.
Penolakan atau pencabutan izin tidak menghapus akun pengguna, tetapi fitur yang membutuhkan izin tersebut mungkin tidak dapat digunakan sampai izin diberikan kembali.
6. Pengungkapan dan Berbagi Data
Data pengguna tidak dijual atau disewakan. Data hanya dapat diakses atau dibagikan secara terbatas apabila diperlukan untuk penyelenggaraan layanan, antara lain kepada petugas/pejabat yang berwenang, sistem pemerintah yang terkait dengan proses layanan, atau penyedia layanan teknologi yang bertindak untuk mendukung operasional sistem sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku.
Pengungkapan juga dapat dilakukan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, perintah lembaga/pejabat yang berwenang, proses audit, pengawasan, atau kebutuhan penegakan hukum yang sah.
7. Keamanan Data
Disdukcapil Kabupaten Grobogan menerapkan langkah pengamanan administratif dan teknis yang wajar untuk melindungi data dari akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, atau kehilangan yang tidak sah. Akses internal dibatasi sesuai tugas dan kewenangan. Pengiriman data melalui jaringan diupayakan menggunakan mekanisme komunikasi yang aman sesuai kemampuan dan arsitektur sistem yang digunakan.
Meskipun langkah pengamanan diterapkan, tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Pengguna juga bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial akun, kode verifikasi, perangkat, dan akses ke email atau nomor WhatsApp yang digunakan.
8. Penyimpanan, Retensi, dan Penghapusan
Data disimpan selama diperlukan untuk menyelesaikan layanan dan selama jangka waktu yang diwajibkan atau diperbolehkan oleh ketentuan administrasi pemerintahan, kearsipan, keamanan, audit, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setelah tidak lagi diperlukan dan tidak ada kewajiban penyimpanan, data dapat dihapus, dianonimkan, atau dimusnahkan sesuai kebijakan pengelolaan data yang berlaku.
Pengguna dapat mengajukan penutupan akun dan/atau penghapusan data yang secara hukum dapat dihapus. Data tertentu yang merupakan bagian dari dokumen atau arsip resmi pemerintahan dapat tetap disimpan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
9. Hak Pengguna
Sesuai ketentuan yang berlaku, pengguna dapat mengajukan permintaan terkait data pribadinya, termasuk akses/informasi, perbaikan data yang tidak akurat, pembatasan atau penghentian pemrosesan dalam kondisi yang diperbolehkan, penarikan persetujuan untuk akses tertentu, serta penghapusan data yang tidak lagi wajib dipertahankan.
Permintaan akan diverifikasi untuk melindungi pengguna dari permintaan yang tidak sah. Pemenuhan hak dapat dibatasi apabila terdapat kewajiban hukum atau kepentingan pelayanan publik yang mengharuskan data tetap diproses atau disimpan.
10. Data Anak
Layanan administrasi kependudukan dapat melibatkan data anak sebagai subjek dokumen kependudukan. Pengajuan layanan yang berkaitan dengan anak dilakukan oleh orang tua, wali, keluarga, atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan. Data anak diproses hanya untuk kepentingan layanan yang relevan dan diberikan perlindungan sesuai ketentuan yang berlaku.
11. Layanan Pihak Ketiga dan Tautan
Aplikasi dapat menggunakan komponen teknis atau terhubung dengan layanan lain yang diperlukan untuk operasional, seperti layanan notifikasi, penyimpanan, pengiriman pesan, sistem pemerintah, atau penyedia dokumen pada perangkat. Apabila pengguna secara aktif memilih file dari penyedia seperti Google Drive atau penyedia file lain, penggunaan layanan tersebut juga dapat tunduk pada kebijakan penyedia yang dipilih pengguna.
Disdukcapil tetap berupaya membatasi pertukaran data pada informasi yang diperlukan untuk tujuan layanan dan melakukan pengelolaan sesuai kewenangan yang dimiliki.
12. Perubahan Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fitur aplikasi, cara pemrosesan data, regulasi, atau kebutuhan keamanan. Tanggal versi terbaru akan dicantumkan pada dokumen kebijakan. Perubahan yang material akan disampaikan melalui kanal yang wajar, termasuk di dalam aplikasi atau media resmi Disdukcapil apabila diperlukan.
13. Kontak Pengelola
Untuk pertanyaan, keluhan, permintaan akses, koreksi, penutupan akun, atau penghapusan data yang diperbolehkan, pengguna dapat menghubungi:
14. Rujukan Utama
Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, ketentuan peraturan perundang-undangan lain yang terkait dengan penyelenggaraan layanan pemerintahan dan administrasi kependudukan, serta persyaratan transparansi data pengguna pada platform distribusi aplikasi yang digunakan.